El estado de cuenta de una reserva mantiene el registro de todos los movimientos de pagos hechos por el huésped, así como todos los cargos hechos por el hotel por motivos de alojamiento, extras reservados, recargos o inclusive descuentos aplicados a la reserva. Estos movimientos se traducen en cargos y abonos a la cuenta de la reserva.
Los cargos están asociados a los movimientos que se consideren favorables al hotel: costos por noche de alojamiento, costos de extras, recargos especiales, servicios adicionales.
Los abonos están asociados a los movimientos que se consideren favorables al huésped: pagos realizados, abonos, descuentos.
Al presentar el estado de cuenta se muestra el saldo de la cuenta, que no es más que la diferencia del Cargo menos Abono.
Un saldo positivo implica que el huésped tiene ese monto de deuda con el hotel.
Un saldo negativo implica una deuda del hotel con el huésped por algún motivo.
Paxer ofrece la facilidad de exportar, a formato PDF, el listado de cargos de una reserva, el cual puede ser de utilidad al momento del cliente hacer checkout (para presentar el listado de los cargos que debe pagar antes de retirarse del hotel).
Cierre diario
Una de las operaciones básicas en todo hotel corresponde al cierre diario del estado de cuenta de las habitaciones, el mismo se debe ejecutar al finalizar el día, y consiste en cargar al estado de cuenta el costo de una noche.
Este es un procedimiento que debería ser ejecutado diariamente para mantener un estado de cuenta integro y consistente con la realidad del establecimiento.
Para realizar el cierre de un día se debe hacer clic sobre la fecha en el calendario, en el libro de reservas, lo que desplegará un menú con las opciones siguientes:
- Cerrar balance: Al seleccionar esta opción se cargaran a los estados de cuenta de todas las habitaciones reservadas activas de ese día, los costos de las noches desde el inicio de la reserva hasta el día seleccionado.
Si a una reserva no se le hizo el cierre diario en un día, y se cierra un día posterior a ese, se cargarán automáticamente las noches que hagan falta. - Exportar cargos diarios: Descarga un PDF en el cual se muestran todos los cargos registrados ese día por concepto de servicios, alojamiento, etc.
- Exportar pagos del día: Descarga un archivo en Excel en el cual se muestran los pagos realizados en el día por cada cliente.
- Descargar vouchers de las entradas: Descarga un archivo en formato ZIP que que contiene los registros de las reservas creadas en el día en un documento en formato PDF por cliente.
El registro de pagos verificados alimenta automáticamente el estado de cuenta.
Consideraciones generales:
- Al momento de hacer check-out de una reserva, se ejecutará de forma automática el cierre diario para esa reserva.
- Los montos asociados a descuentos, recargos y extras de las reservas no son reflejados en el estado de cuenta hasta el momento de hacer check-out.
- Si ocurre algún cambio en la cantidad de extras o los montos de los descuentos o recargos luego de haberlos reflejado en el estado de cuenta deberán ingresarse esos nuevos registros de forma manual en el estado de cuenta.
Una vez realizado el check-out se realiza el cierre del estado de cuenta de la reserva, por lo tanto de requerir realizar cambios al estado de cuenta, siempre podrá realizarlo, pero registrando los movimientos directamente en el estado de cuenta, es decir, no se generará el estado de cuenta actualizado ejecutando nuevamente el check-out.