La plataforma Paxer contempla la funcionalidad para la anulación de reservas, sin embargo, es preciso tener en cuenta como proceder evitando generar inconsistencias en los datos:
- ¿Qué pasa si la reserva a anular tiene pagos registrados?
- ¿Qué pasa si la reserva ingresó por una OTA?
A continuación las respuestas:
- Si la reserva tiene registrado pagos, lo ideal es inconformar los pagos en la plataforma antes de anular la reserva.
De no inconformar los pagos estos seguirán reportándose como ingresos generados o movimientos de pago registrados, aunque la reserva que dio origen a estos pagos estén anulados.
El host debe decidir la conveniencia o no de inconformar los pagos registrados.
- En caso de que la reserva a anular haya ingresado por una OTA, es necesario que la misma se anule en la OTA.
Al anular una reserva desde la OTA, el canal envía dicha anulación desde la OTA al PMS, de forma tal que la anulación se registra de forma automática en el libro.
Paxer no informa a las OTAs sobre las reservas anuladas, solo le comunica sobre el cupo disponible al channel manager en el momento de anular una reserva, y este a su vez le comunica a los canales conectados sobre el cupo disponible. Esto quiere decir que al anular una reserva que ingresó por una OTA directamente en el libro, dicha reserva seguirá existiendo en la OTA aunque se libere el cupo.
O lo que es lo mismo, la única manera de anular una reserva que ingresó por una OTA, es anulándola en el mismo canal.
En este punto es necesario saber como solicitar una anulación de reserva en cada una de las OTAs conectadas, pues cada uno tiene sus propios criterios y reglas, donde lo único que tienen en común es que no tienen una funcionalidad para que el host realice una anulación directamente.
¿Cómo proceder ante la anulación de una reserva en el libro de reservas?
- Verificar si tiene pagos registrados y aplicar las reglas establecidas por la Administración del hotel.
- Si la reserva a anular ingresó desde una OTA, debe gestionarse la anulación de la misma en el mismo canal por donde ingresó, para ello debe ingresar a la extranet correspondiente y ejecutar el procedimiento establecido por dicho proveedor.
- Si por alguna razón se ejecuta la anulación de la reserva desde el PMS, habiendo esta ingresado por una OTA, esta acción promueve la inconsistencia de los datos por lo que deberá reportar inmediatamente a soporte@paxer.com.
Normalmente las OTAs no permiten que el usuario host anule una reserva en el canal, por lo que debe consultar con el canal sobre el procedimiento a seguir para gestionar la anulación de una reserva.